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RECOJO DE DOCUMENTOS

MACROPOST dispondrá de los vehículos para el retiro de la correspondencia desde las oficinas de su empresa. El traslado se efectuará en valijas apropiadas y seguras para proteger la integridad de la correspondencia, cuidando los estándares adecuados de limpieza y presentación, que evidencien un servicio de calidad.

El recojo de la documentación se hará mediante Ordenes de Servicio que son constancias de lo recibido, donde se indicará la cantidad de documentos, el tipo de servicio, nombre del solicitante, Gerencia u Oficina a la que pertenece, fecha y hora de recojo, costo del servicio y alguna observación adicional , de ser necesario.

INGRESO DE INFORMACIÓN Y EMISIÓN DE CARGOS

Encontrándose debidamente contabilizada y acondicionada, la correspondencia será trasladada al Area de Operaciones en donde se ingresará la información para efectos de estadística, facturación y control de entregas (cargos y descargos),en esta área se añadirá a los envíos los respectivos planillones para sellado y firma del destinatario. Estas planillas se constituyen en cargos o constancias de entrega y contendrá los siguientes datos:

  • Tipo de Servicio Normal o Urgente
  • Punto de retiro
  • Nivel de seguridad o clasificación del documento: Abierto o Clasificado
  • Código o número que identifica el documento.
  • Día y hora del retiro.
  • Día y hora de la entrega
  • Persona autorizada que recibe el documento D.N.I., sello del destinatario y firma, é
  • Incidencia ocurridas en la entrega, tales como cambio de dirección, negativa a recibir el documento, dirección inexistente, extravíos, entre otros.

La documentación catalogada como CLASIFICADA, adicionalmente a los datos señalados en líneas arriba, consignará el código que su empresa le haya designado a éste y que se encuentra contenido en el respectivo medio magnético.

DISTRIBUCIÓN

Toda la documentación para el Despacho Normal, se traslada al Area de Clasificación para efectuar la labor de zonificación, separando los documentos por sectores de reparto. Eventualmente, en esta etapa, los clasificadores detectan algunos documentos mal rotulados (Deficientes) y se procede a su inmediata devolución al coordinador para los trámites que correspondan.

Concluida esta etapa se procede a la entrega a los mensajeros con planillones de todos y cada uno de los documentos .

El reparto de la correspondencia se realizará a través de mensajeros capacitados y con años de experiencia, debidamente uniformados, é identificados con el respectivo fotocheck, en forma inmediata. El tiempo de entrega se considera a partir del mismo día y hora en que se efectúa el recojo, asumiendo la responsabilidad sobre la correspondencia y/o paquetes que se recogen, efectuando el reparto en forma oportuna, segura y eficiente, respetando la confidencialidad, inviolabilidad y seguridad de los mismos y cuidando los estándares adecuados de limpieza , presentación ,demostrando un servicio de calidad.

DEVOLUCIÓN DE CARGOS A RECEPCIÓN

Al retorno de los mensajeros, el personal del Area de Programación se encarga de verificar las constancias de entrega y devoluciones con motivo, de tal manera que el total coincida con su cargo diario de correspondencia que recibió para reparto al inicio del día.

Los cargos de la documentación serán entregados a su empresa. en un plazo promedio de 24 horas a partir de la fecha de entrega efectiva ; diariamente, de preferencia en el transcurso de la mañana, se informará a las dependencias respectivas de su empresa (Unidad de Trámite Documentario ya sea por escrito, en forma verbal o vía internet acerca de los totales efectivamente recibidos por los destinatarios.

MACROPOST cumplirá con retornar los documentos en dos grupos: Primer grupo compuesto por los documentos entregados y Segundo grupo compuesto con documentos no entregados por motivos justificables. La suma de ambos grupos deberá coincidir con el total de la Orden de Servicio y será sellado y rubricado por los representantes de ambas empresas, quedando los originales para su empresa y las copias para nuestro archivo.

Tanto en el despacho normal , como en el urgente , la conformidad de entrega, será reportada en el plazo de 12 y 3 horas respectivamente, de manera preliminar, (POD) ya sea por vía fax ó correo electrónico; y posteriormente de se cumplirá con la devolución física de los documentos dentro de los plazos fijados.

DEVOLUCIÓN DE CARGOS A NIVEL NACIONAL

El retorno de los cargos a la Sede Principal de Lima, se efectúa en el despacho nocturno del día en que se efectuó la entrega ; cuando los cargos proceden de departamentos con despacho directo se estima el retorno en 24 horas  (Arequipa, Ayacucho, Cusco, Chiclayo, Chimbote, Huancayo, Huánuco, Huaráz, Ica, Iquitos, Juliaca (Puno), Piura, Pucallpa, Tarapoto, Tacna y Trujillo). Del resto de oficinas se estima en 48 horas.

Los documentos que no hayan podido ser entregados a sus destinatarios, por deficientes o por causas imputables a éstos, luego de haberse informado a su empresa dentro de las 24 horas y los intentos de entrega posteriores, serán devueltos con una carta firmada y sellada por el funcionario responsable, indicando en forma expresa y detallada los motivos de la devolución, dentro de las 48 horas de recibidos los documentos.

EMISIÓN DE GUIAS DE CREDITO

Verificados los envíos de su empresa, éstos se conducirán al Area de Operaciones. Luego de ser contabilizados y acondicionados, se derivan al Area de Recepción para la elaboración de la “Guía de Crédito” que será adherida a cada envío en tres ejemplares: Remitente, Cargo y Archivo, asignando un número de identificación a cada sobre, ó paquete .

En las Guías de Crédito, el sistema computarizado registra la fecha, hora de emisión, ciudad de origen y ciudad de destino, así como los datos generales, tanto del remitente como del destinatario: Nombre, domicilio, ciudad de destino, Número de Orden, Fecha de Recepción, Hora, Teléfono si lo hubiera, etc. El sistema asignará un Código al remitente y a cada uno de sus destinatarios. Este código será también utilizado para la emisión de reportes de entregas efectuadas, devoluciones motivadas y costos del servicio. Una vez efectuada la entrega, la oficina de destino devuelve dos ejemplares a la ciudad de origen, conservando un ejemplar para su archivo. Estos cargos o constancias de entrega se constituirán en sustento de la facturación posterior.

CLASIFICACION

La labor de clasificación consiste en separar en casilleros especiales cada uno de los sobres o paquetes, considerando el nombre de la ciudad a la que está destinada(por departamentos, provincias y /o por distritos).

Eventualmente, durante este proceso, los clasificadores detectan algunos sobres mal rotulados (Deficientes) y proceden a su inmediata devolución al Coordinador para las consultas respectivas con el cliente.

Al concluir las labores diarias, el sistema computarizado emitirá listados denominados "Manifiestos de Envío" numerados en forma correlativa por ciudad de destino, considerando los números de Guía de Crédito de la correspondencia del BANCO, junto con el resto de sobres destinados a la misma ciudad.

Seguidamente se separan las valijas o sacas que serán transportadas por vía aérea de las que serán despachadas por vía terrestre, entregándolas a las unidades móviles que efectúan los despachos en el Aeropuerto y/o a las que visitan las empresas de transporte terrestre, las mismas que cumplen con rutas pre-establecidas en base a los horarios de salida de los aviones u omnibuses.

REPARTO EN PROVINCIAS

En los aeropuertos y terminales terrestres de todo el Perú, personal de nuestra empresa se encuentra a la espectativa de la llegada de los vuelos y omnibuses de transporte público de pasajeros o cargueros por donde ha sido despachada nuestra correspondencia. Una vez recogidas las valijas , éstas son trasladadas al local de MACROPOST para proceder a la apertura, tarja y distribución propiamente dicha

Los mensajeros realizarán todas las entregas bajo la modalidad de “URGENTES”, es decir en el día , procediendo a repartir con cargo todos y cada uno de los documentos, consignando la información siguiente :

  1. Nombre y Apellidos completos del receptor.(parentesco de ser el caso).
  2. Sello de la institución receptora con fecha y hora de recepción.
  3. Número de libreta electoral, D.N.I. u otro documento de identificación.
  4. Fecha de recepción.
  5. Teléfono (opcional)
  6. Número del suministro de agua o luz (opcional).

En caso que la entrega no se concretice, el mensajero cumplirá con anotar en el cargo el motivo específico por el cual no le fue posible realizar la entrega en ese momento, debiendo comunicar este hecho en la oficina para una nueva programación de entrega en las posteriores 24 horas, (hasta en 2 oportunidades) identificándose con su nombre y apellidos así como su Código. Estas circunstancias que no permiten la entrega inmediata serán comunicadas a la Sede Central-Lima para a su vez comunicar a su empresa.

Si hubiera deficiencia en la dirección, local cerrado, no permite la entrega u otros, el mensajero indicará en el reverso de la constancia su nombre y apellidos, código, descripción física del inmueble y/o alrededores, así como el suministro de energía eléctrica o agua potable de ser visible en la vivienda.

Bajo ningún motivo se dejará correspondencia por debajo de la puerta sin contar con la debida recepción

CONSIDERACIONES GENERALES

  • La correspondencia con direcciones deficientes serán consultadas con su empresa, de forma inmediata si se detecta en la etapa de clasificación, o apenas nos sea comunicado vía teléfono desde el interior del país, a fin de obtener la dirección correcta. Después de un plazo prudencial se devolverán como “Deficientes”.
  • Todo el personal asignado al servicio estará debidamente uniformado e identificado con el respectivo fotocheck que los acredite como personal de MACROPOST.
  • Dejamos constancia que el despacho de la correspondencia dependerá de los itinerarios de salida de las líneas de aviación y empresas de transporte terrestre, de lo cual se mantendrá informados a los funcionarios que su empresa designe para las coordinaciones con la empresa courier. Toda acción estará dirigida a aminorar los plazos establecidos.
  • En el esporádico caso de que la correspondencia no pueda ser despachada en plazos normales, MACROPOST comunicará de inmediato a su empresa y/o su representante, acerca de los imponderables que no le permitan despachar los documentos en la forma y plazos establecidos.
 
 
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